Assistant.e de direction H/F

Les missions qui vous attendent

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction pour accompagner la Direction générale dans l’organisation de ses activités.

CDD de remplacement – temps plein– Statut Cadre
Poste basé à PARIS (75) – du 16/11/2026 au 30/04/2027

Missions principales

• Gestion administrative
• Assurer le secrétariat de la Direction générale et du Président
• Préparer, mettre en forme, suivre, reproduire et diffuser tout document : rapports, comptes-rendus, courriers, présentations, rapport d’activité annuel
• Organiser et classer les documents physiques et numériques
• Suivi administratif : tableaux de bord, reporting, relances, mise à jour de bases de données et fichiers internes, suivi des dossiers transversaux (contrats, conventions)
• Traiter et enregistrer le courrier entrant et sortant. Le communiquer à la Direction générale et en assurer le dispatching
• Gérer les habilitations bancaires des nouveaux administrateurs, directeurs et trésoriers de groupe (et retraits des habilitations bancaires)
• Gérer des dossiers administratifs (assurances, legs et assurances vie)
• Effectuer les déclarations de sinistres du siège auprès des assurances

• Coordination des activités de la direction générale
• Centraliser, analyser et hiérarchiser les informations entrantes et les communiquer en évaluant les urgences
• Interface privilégiée entre la direction, les collaborateurs et les partenaires externes
• Gérer les priorités, alertes, délais, échéances et engagements de la direction générale
• Assurer la préparation logistique et documentaire des rendez-vous : dossiers préparatoires, supports de présentation, notes de contexte
• Suivre et diligenter les actions post-réunion : synthèses, comptes rendus, diffusion, relances

• Gestion et logistique des réunions et événements
• Organiser les événements internes : séminaires, journées d’équipe, CODIR (en lien avec le Directeur national des ESMS), comités thématiques, réunions et événements des instances CA, AG
• Assurer la gestion opérationnelle sur place : accueil, coordination des intervenants, résolution d’imprévus
• Élaborer les ordres du jour, animer la logistique des séances, rédiger rigoureusement les comptes rendus
• Assurer le suivi des décisions, mettre à jour les plans d’actions, relancer les responsables
• Organiser complètement les déplacements (itinéraires, réservations, notes de frais, dossiers de voyage)

• Communication interne et externe
• Support opérationnel et gestion de projets
• Logistique et administration générale

Quel est le profil idéal ?

• Diplôme d’assistanat de direction (BTS ou Master)
• Maîtrise avancée des outils Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams)
• Excellentes compétences rédactionnelles et orthographiques
• Capacités organisationnelles développées
• Connaissance des processus administratifs, comptables et RH courants
• Aisance dans le traitement de données (listes, tableaux de bord)
• Rigoureux(se), organisé(e), réactif(ve), polyvalent(e) et autonome. Capacité à interagir avec tous types d’interlocuteurs (salariés, partenaires, bénévoles, adhérents) et respectueux(se) de la confidentialité.

Expérience : Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)

Formation : Diplôme d'assistanat de direction (BTS ou Master)

Le processus de recrutement

1° étape :

RECEPTION DES CANDIDATURES (CV ET LETTRE DE MOTIVATION)

2° étape :

SELECTION DES CANDIDATS POUR ENTRETIEN

3° étape :

ENTRETIEN CANDIDATS

4° étape :

SELECTION DU CANDIDAT RETENU

5° étape :

INFORMATION AUX CANDIDATS NON RETENUS